Olen lukenut jonkin verran lean-menetelmistä ja viimeistään Creativity Inc. –teoksen myötä minusta oli tullut ”uskovainen”. Vihdoin joulunalusviikolla pääsin mukaan lean-työpajoihin, kun kaavoitusprosessia digitalisoidaan, ja sain havainnoida, miten animaatiostudiossa toimivat ratkaisut auttavat julkishallintoa.
7 tuottamattoman toiminnon poistamiseen pyrkivä lean-tuotantofilosofia on lähtöisin Toyotan tehtailta jo 1920-luvulla, jolloin jokaisen työntekijän vastuulle tuli tuottavuuden jatkuva kehittäminen ja laadun parantaminen.
Tuottamattomiksi toiminnoiksi on listattu:
- kuljetukset
- varastot
- liike
- odotusaika
- ylituotanto
- yliprosessointi
- viallinen tuote
Tällä vuosisadalla ja erityisesti vuosikymmenellä tehdastuotantoon luotu ajattelu on levinnyt myös menestyksekkäästi asiantuntijatyöhön. Tuotteiden optimaalisen tuotannon ja varastoinnin sijaan keskiöön on noussut asiakas ja hänen näkökulmastaan paras mahdollinen prosessi ja lopputulos.
Asiakas keskiössä
Erilaisten asiakasryhmien ja heidän toiveidensa hahmottelun jälkeen fokus siirtyi value steam mapin , VSM:n, (arvovirtakuvauksen) luomiseen. Miten kauan kestää ja mitä vaaditaan, että asiakas saa tarvitsemansa. Ja miten optimitilanteessa tällaiseen päästään.
 |
| Kaavoitusprosessi ennen ja jälkeen |
Julkishallinnon asiantuntijatyössä läpimenoaikaa ei välttämättä saada lyhennettyä suunnattomasti pelkästään jo lakiperusteisten odotusaikojen takia. Kuitenkin turhaa siirtelyä tekijältä toiselle ja moneen paikkaan tallentamista sekä pullonkauloja voidaan huomattavasti vähentää järkeistämällä prosesseja ja kehittämällä työvälineitä. Vähemmällä säätämisellä ja toistolla myös mahdollista keskittyä varsinaiseen asiantuntijatyöhön, jolloin myös laatu paranee.
 |
| Löydettyjä haasteita |
Koko prosessin virtaviivaistamisessa työpajat ovat vasta ensimmäinen vaihe. Suurimpien ongelmakohtien priorisoinnin jälkeen ratkaisuvaihtoehdot pitää vielä saada osaksi arkista ahertamista. Onneksi ensimmäisen viikon, kuukauden ja puolen vuoden työtehtävät auttavat jäsentämään, miten kokonaisuus voidaan pilkkoa toteuttamiskelpoisiin osiin.
Muutoksen tuominen käytännön työhön koko organisaatiossa on suuri haaste hektisessä työskentelyssä. Uudistukset eivät tapahdu hetkessä ja omien tehtävien radikaalikin muuttuminen luo muutosvastarintaa, joka erityisesti julkishallinnossa on legendaarisesti voimakasta, kun työpaikan puolesta ei tarvitse pelätä.
Kaavoitusprosessin virtaviivaistamisessa työpajat olivat ainakin lyhyellä tähtäimellä menestys. Into työpajoihin syntyi jo aiemmin tunnistetuista ongelmista ja asioita oli työstetty sisäisesti jo vuoden verran. Kaikki olivat aktiivisesti miettimässä uusia ratkaisuja omien töiden kehittämiseen.
  |
| Halu kehittää kantoi hyvin tiiviit kaksi työpajapäivää. |
Työpajat havainnollistivat ongelmat, niiden riippuvuudet ja konkretisoi asiat, joihin voidaan vaikuttaa. Sekä antoi tehtävälistan ja aikataulun tarvittaville muutoksille. Lopulta aika näyttää miten paljon tarvittavia muutoksia saadaan vietyä läpi ja esimerkiksi tietojärjestelmien osalta milloin tietojen virtaaminen törmää kehitysrahojen loppumiseen.
Olin ”uskovainen” jo aiemmin ja nyt olen entistä vakuuttuneempi, että suomalainen julkishallinto hyötyisi huomattavasti oman tekemisensä ja erityisesti tekemisen tapojen kyseenalaistamisesta. Viisi miksi-kysymystä mistä tahansa työasiasta tekisi itse kullekin hyvää päästä käsiksi juurisyihin ja siihen, mitä oikeasti asiakas haluaa.
Digitalisaation ollessa muotisana nykytekemisen kyseenalaistaminen ja jopa kokonaan romuttaminen ovat tarpeen. Lean tuo muutostarpeen hahmottamiseen erinomaisen tuen ja työkalut. Lopputyö on kiinni organisaation joustavuudesta.
Tarvitsemme paljon tällaista virtaviivaistamista ja uudenlaista ajattelua, jotta sote-uudistuksen jälkeen murto-osaan putoavat verorahat riittävät olennaisen tekemiseen ja toiminnan kehittämiseen.
Lue lisää
