Aina viisaus ei ole organisaation sisällä – siksi apu on tervetullut

Saavutettavuuslain tultua vihdoin voimaan huhtikuussa pyrkimys palvella kaikkia digitaalisissa kanavissa ei enää riitä, vaan tavoitteen on toteuduttava. EU-direktiivin ja lain myötä Turun kaupungille kilpailutettiin ensimmäistä kertaa yhteistyökumppanit saavutettavuuteen.

Kun organisaatiolla on takanaan historiaa ja siten myös byrokratiaa lähes 800 vuotta, ei muutos alamaisista palveltaviksi ja osallistuviksi asiakkaiksi ole aina ollut helppo. Vaikka verkkoviestinnällisissä palveluissa asukas monenlaisine tarpeineen on ollut keskiössä jo vuosia, kaupungin muita digipalveluja on saatettu tehdä hyvinkin järjestelmälähtöisesti niin käyttöliittymän, toiminnallisuuksien kuin terminologian osalta.

Insinöörimäinen lähtökohta on johtanut siihen, että käyttäjä on saanut arvuutella, mistä kohtaa ruutua lomakkeen Lähetä-painike löytyy ja millä vierailla termeillä toiminnallisuutta on kuvattu. Nykytilanne on kuitenkin perua tietämättömyydestä, ei välinpitämättömyydestä.

Kiitos saavutettavuuslain tilanne voi muuttua vain parempaan suuntaan. Tämän varmistamiseksi kilpailutimme Aurajoen rantamilla tukea saavutettavuuden kolmeen osa-alueeseen:

• Verkko, mobiili- ja digitaalisten palvelujen saavutettavuuden auditointiin sekä kehittämistukeen suunnittelusta toteutukseen
• Työntekijöiden osaamisen kasvattamiseen niin ymmärryksen kuin tekemisen osalta
• Digi, mobiili- ja verkkopalvelujen reaaliaikaiseen saavutettavuusmonitorointiin ja tulosten analysointitukeen.

Uskon, että Turun digipalvelut ovat jatkossa kaikkien käytettävissä itsenäisesti, kun saavutettavuusasiantuntijat ovat tukenamme koko hankinta- ja toteutusprosessin ajan. Saamme luotua alusta lähtien parempia digipalveluja, joiden tekniset toiminnallisuudet tai sisällöt eivät vaadi asukkaalta lehmän hermoja tai koko kylää avuksi asiointiprosessiin.

Ryhdymme saavutettavuustyöhön kesäloman jälkeen aikataulutetusti aloittaen uusimmista ja käytetyimmistä digipalveluistamme, jotta mahdollisimman monelle tie palveluihin ja palveluissa helpottuu. Kehitystyön rinnalla panostamme työntekijöiden osaamiseen, jotta saavutettavasti tekeminen tulee osaksi arkirutiineja, oli kyse sitten mobiilipalvelun suunnittelusta tai verkkosivuston liitteistä.

Tavoitteena on, että saavutettavuudesta tulee itsestäänselvyys – sitä sen pitäisi jo nyt olla meille julkishallinnon bittibyrokraateille.

Kirjoitus on julkaistu alkujaan Kuntaliiton Yhdenvertaisuuden puolesta -blogisarjassa saavutettavuudesta.

Puitesopimuksella ja esiselvityksellä mielenrauha – pari sanaa verkkopalvelun rakentamisesta, 2

Kirjoitan verkkopalvelun kehittämisestä viisi postausta omien kokemusten pohjalta täysin subjektiivisesta näkökulmasta. Tämä on sarjan 2. kirjoitus.

1. Pitää olla visio

2. Puitesopimuksella ja esiselvityksellä mielenrauhaa

Verkkopalvelu-uudistuksemme yhtenä tavoitteena oli päästä irti toimittajaloukoista. IT-palvelut oli teettänyt ulkopuolisen selvityksen tarjolla olevista avoimen lähdekoodin ratkaisuista, jotta voisimme jatkossa karsia kustannuksia. Toteutustekniikaksi valikoitui Drupal.

Tiettyyn julkaisualustaan sitoutuminen helpottaa suuresti tarjouspyyntöjen arviointia, kun erilaisten tekniikoiden hyviä ja huonoja ominaisuuksia ei tarvitse arvottaa ristiin.

Avoimen lähdekoodin tai lukuisten toimittajien tarjoama alusta ei rajoita toimittajien osallistumista kilpailutukseen, niin markkinaoikeuskaan ei ole uhkana.

Olen oppinut arvostamaan puitesopimusten liikkumavaraa.

Lisäksi IT-palvelumme pyrkii monivuotisiin puitesopimuksiin useamman toimittajan kanssa. Tämä tuo tilaajan näkökulmasta enemmän resursseja ja vaihtoehtoja niin toteutusvaiheeseen kuin yleensäkin yhteistyöhön.

Yleisen puitesopimuksen myötä kilpailutusvaiheessa verkkopalvelun kaikkien toivottujen toiminnallisuuksien tai edes kokonaisuuden ei tarvitse olla niin tarkkaan mietittyjä kuin yksittäisen projektin osalta. Samalla myös tunnustetaan se tosi asia, ettei verkkopalvelu tule kerralla valmiiksi, vaan hektisessä maailmassa, kansallisten vaateidenkin myötä tekninen kehitystyö on jatkuvaa.

Drupal-toimittajien kanssa eteenpäin

Meillä ei ollut tietämystä tai osaamista Drupalin mahdollisuuksista ja rajoitteista, joten lähdimme liikkeelle keskustellen kiinnostuksen ilmoittaneiden toimittajien kanssa. Näiden keskustelujen pohjalta tarkensimme tarjouspyyntömateriaalejamme julkaistavaksi julkishallinnon hankintapalveluun, Hilmaan.

Tarjouspyynnössä keskityimme visiomme, konseptimme avaamiseen liittäen mukaan käyttäjätarinat ja toiminnallisuuksien kuvaamisen. Lisäksi kerroimme tiukan aikataulumme.

Pyrimme myös kuvaamaan mahdollisimman tarkkaan integrointitarpeemme eri taustajärjestelmiin, mutta tämä osuus oli minimaalinen verrattuna nykyaikaan. Nyt verkkopalvelu muotoutuu käyttöliittymäksi ja asiakaskokemukseksi rajapintojen kautta tulevien tietojen ja palvelujen esittämiseen.

Toisaalta, jos tarjouspyyntö kohdistuu johonkin valmistuotteeseen, tai vaikka avoimen lähdekoodin ”valmis”ratkaisuun, kuten esimerkiksi kunta.fi, niin tarvittava määrittely, työmäärä ja siten kustannus tulevat olemaan pienempiä.

Paljon pohdimme myös, miten tarjoukset arvioidaan ja mitä asioita halutaan painottaa. Yleensä meillä tarjousten arvioinnissa laatu-hinta-suhde on 60-40.

Ja sitten hyppäsimme uima-altaan syvään päähän toivoen parasta.

Neljän vuoden puitesopimuksella haimme kolmea yhteistyökumppania toteuttamaan tarpeemme ja toiveemme. Me päätimme kohdella kaikkia puitesopimustoimittajia tasaveroisina sen sijaan, että olisimme minikilpailuttaneet päätoteuttajan. Ainoastaan ylläpitovaiheessa sitouduimme yhteen, kun jaettu vastuu on aina haasteellista.

Tällä hetkellä uusi puitesopimuskausi on tarjousten odotusvaiheessa. Nyt kuitenkin kierros on toivottavasti helpompi, kun kokemusta on enemmän ja tehty toteutus on koko maailman nähtävillä sekä jaettuna  lähdekoodina kansallisen yhteistyön pohjana.

Tänä vuonna lakimuutosten myötä teknisen osaamisen rinnalle on nostettu tietosuoja- ja saavutettavuustietämys.

Verkkopalvelu on ennen kaikkea viestintää

Hankintavaiheessakin kannattaa pitää mielessä, että verkkopalvelu on ennen kaikkea tietoa ja palvelua asiakkaalle. Verkkoviestinnästä verkkouutisointi on useimmissa palveluissa ehkä noin 10 %, loput 90% koostuu palvelupolkujen rakentamisesta ja staattisemmista sisällöistä, käyttöliittymissä ohjaamisesta jne.

Tekniset ratkaisut eivät siis yksin riitä, vaan toisinaan laadukkaaseen ja nykyaikaiseen verkkoviestintään tarvitaan tukea. Loistavien sisältöjen tekeminen voi olla mahdollista sisäisen osaamisen tai itsenäisen kouluttautumisen kautta, mutta ainakin Aurajoen rantamilla usein ulkopuolinen asiantuntija on messias.

Kannattaa siis miettiä ovatko resurssit verkkopalvelun rakentamiseen ja sisältötukeen jo olemassa tai pitäisikö nekin kilpailuttaa. Tai onko tarve niin pieni, että suorahankinta on mahdollinen.

Me lähdimme liikkeelle suorahankinnoin. Jo tarjouspyynnön tekovaiheessa saimme koulutusta käyttäjätarinoihin ja ketterään kehittämiseen.

Kun olimme päättäneet lähteä liikkeelle pienen ruudun tarpeista, avainhenkilöt saivat koulutusta mobiilikirjoittamiseen, jotta tekstit saataisiin lyhyemmiksi ja sisällöt tiiviimmiksi. Verkkopalvelun sisältövastuussa olevien tehtäväksi jäi viedä ohjeistusta eteenpäin sisällöntuottajille ja auttaa sisältöjen tekemisessä.

Edeltävän verkkohankkeen aikana teimme massiivisen verkkoviestinnän koulutusrumban ja oppeja kerrattiin pitkin matkaa. Mutta asiat unohtuvat, väki vaihtuu, ja mobiiliin kirjoittaminen vaatii kirkasta ajatusta ja ytimekästä toteutusta, mikä on aina haaste.

Samaten visuaalinen verkkopalvelu edellyttää paljon laadukkaita valokuvia, infograafeja. Onko valokuvia ja valokuvaajia riittävästi organisaatiossa tai onko helpompaa hankkia apua ulkopuolelta? Saavutettavuuslain myötä viimeistään WCAG-vaateiden noudattaminen on keskeistä. Löytyykö osaaminen omasta takaa tai miten huolehditaan lain noudattamisesta?

Myös kieliversioiden tarpeet pitää punnita. Miten uudet sisällöt saadaan palvelemaan kaikkia kohderyhmiä.

Hankintavaihe vaatii siis hyviä istumalihaksia, kokonaisnäkemystä ja pitkää pinnaa. Usein se tuntuu ultramaratonilta, kun paljon tehdään ja työstetään, mutta määränpää ei lähene.

Lyhyt muistilista Mikä on teille toimivin kilpailutustapa niin oman osaamisen kuin työmäärien kannalta Kilpailutustapa määrittää myös, miten paljon ja miten tarkkaan tulevia tarpeita pitää kuvata teknisin termein tai käyttäjätarinoin Mitä kaikkea muuta kuin tekniikkaa tarvitaan ja miten se on järkevintä hankkia

Kokonaisuuden postaukset

1. Pitää olla visio
2. Puitesopimuksella ja esiselvityksellä mielenrauha
3. Käyttäjän näkökulmasta tarinoiden
4. Ketterästi rakentaen
5. Hektisen kehittämisvaiheen jälkeinen elämä

Hankintojen hankaluus

Marraskuun pimeydessä Twitterissä oli kiinnostava keskustelu, kun Osmo Soininvaara kertoi tasokkaiden IT-firmojen karttavan julkishallinnon kilpailutuksia halvan hinnan voittaessa. Itse tarjouspyyntöjen määrittelyjen ja tarjouspinojen puolella istuessani voin vakuuttaa, että halpa hinta ei koskaan ole tavoite, muuten kuin ehkä vessapaperien tms. suhteen.

Julkishallinnon hankinnat ovat aina jonkin sortin maraton työmäärien osalta niin ostajan kuin tarjoajan näkökulmasta. Hankintadokumenttien laatiminen on lähes yhtä miellyttävää kuin tikkujen työntäminen omien kynsien alle.

Onneksi hankintalaki on kehittynyt ja kehittyy edelleen joustavampaan suuntaan. Neuvottelumenettelyt, markkinahaastattelut helpottavat tietojen ja näkökulmien jakamista molemmin puolin pöytää. Lisäksi ketterät menetelmät käyttäjätarinoineen ovat helpottaneet elämää. antaessaan liikkumavaraa.

Aiemmin tuhansilla excel-riveillä pikkutarkat määrittelyt jostain kahden vuoden kuluttua nähtävästä ja jo valmiiksi vanhentuneesta olivat selvä tie epäonnistumiseen. Lisäkustannukset olivat myös huomattavat, kun kaikki excel-riveistä poikkeavaksi tulkittu laskutetaan kalliisti kattamaan alas painetut tarjoushinnat, jotta voitto saatiin kotiin.

Ja kun vihdoin tarjouksia painotettiin sisällöllisesti ja laadullisesti kokonaistaloudellisesti edullisin –kääreisiin kiedottuna hinnan voittokulun sijaan, pettyneet toimittajat veivät asian markkinaoikeuteen.

On myös totta, että usein monet kilpailuttajat ehkä muutaman epäonnisen kilpailutuksen jälkeen eivät keksi muuta vertailukriteeriä kuin hinnan tietäen, ettei rahalla saa parasta. Usein kuitenkaan verorahoilla toimittaessa perusteeksi sisäiselle tarkastukselle, luottamushenkilöille tai veronmaksajille ei riitä uskomus, että kalliimpi tulisi pitemmän päälle halvemmaksi pitkässä juoksussa.

Surkeuden sykli on valmis ja on ihme, että olemme onnistuneet saamaan muutakin kuin helmitaulut ja tulimerkit käyttöömme.

Twitter-keskustelussa todettiin myös, että voittajat tiedetään jo ennen kilpailutusta. Olen ollut tällaisessa tilanteessa kerran, kun määrittelyissä kerrottiin heti rehellisesti, että nykyisellä, suljetulla järjestelmällä on tarkoitus jatkaa. Ainoa syy kilpailutukseen oli hankintalaki, kun edellinen sopimuskausi oli päättymässä eikä aiottu uudistustyö ollut päässyt vielä alkuun. Muissa tapauksissa osallistujat ja voittajat ovat aina olleet yllätys ja useimmiten iloinen.

Tuoko avoimuus onnen?

Mielestäni vanhanajan tiukka excel-määrittely on ollut absurdia. Miten kukaan voisi kokeilematta tietää, mikä toimii parhaiten. Ja on ollut raivostuttavaa vänkätä it-toimittajien kanssa, miten heidän määrittelytulkintansa, joita ei koskaan tullut mieleen tarkistaa määrittelyt kirjoittaneelta asiakkaalta, ovat ne ainoat oikeat ja hinnan määrittäjät.

Neuvotellen ja markkinapuheenvuoroin oppien sekä tekijöiden tietämys suomalaisesta tarjonnasta ja toisaalta tilaajan tarpeista on realistisemmalla tasolla. Varmasti on niin, etteivät kaikki halua lähteä rankkaan rumbaan, ainakaan neuvottelujen jälkeen. Ja varmasti usein ruoho on vihreämpää ja runsaampaa aidan yksityisellä puolella. Mutta valitettavasti tai onneksi suorahankinnat eivät ole mahdollisia suurissa projekteissa.

Twitter-keskusteluissa nostettiin myös esiin, ettei pienillä toimijoilla ole mahdollisuuksia. On totta, että usein julkishallinnon hankkeet ovat aika suuria, mutta esimerkiksi verkkopalvelumme osalta yritysten tiivis yhteistyö osoitti, että hillitymmän kokoinen yritys on ketterä ja verkostomainen toiminta mahdollistaa paljon.

On ollut myös ilo tehdä töitä suhteellisen nuorten yritysten kanssa, joilla todellakin asiakkaan paras on tavoitteena. Edelleen kuitenkin törmää tarjouksiin ja toimintakulttuuriin, jossa laskutus on laatua ja toimitusaikatauluja tärkeämpää. Tajuattehan siellä poteroissanne, että 2010-luvulla toiminta tuntuu kivikautiselta eikä luo minkäänlaista luottamusta?

Kirjoittelin aiheesta myös Kuntaliiton hankinta-uutiskirjeeseen keväällä, miten onnekkaastikin hankinta ja sen jälkeen toteutus voi onnistua. Avoimesti liikkeelle, avoimesti rakentaen ja kaikki tuotokset avoimella lähdekoodilla julkistaen näyttäisi olevan tie onneen tai ainakin optimiin.

Lue lisää

• Osmo Soininvaaran twiitti (17.11.2016)
• Aleksi Kolehmaisen twiitti (11.06.2015)
• tivi.fi: Pienet ict-talot kärsivät kilpailutuksissa ”tarjouspyynnöt karsivat pienemmät toimijat pois” (09.11.2016)
• image.fi: Tieto voittaa aina eli suomalaisten julkisten it-hankintojen surullinen tarina (29.12.2015)
• thomaselfgren.puheenvuoro.uusisuomi.fi: IT-kilpailutus on korruption kehittynein muoto (06.01.2015)
• turku.fi/dipake: Kilpailuttamisen ihanan työllistävä vaikutus (20.10.2014)
• hankinnat.fi: Verkkopalvelun hankinta avoimesti ja ketterästi (27.05.2016)

Finalistin hymy ei hyytynyt

Ensimmäinen Blue Arrow Awards -gaala on tullut koettua ilman turku.fi-tiimin voitontansseja. Kaikkemme antaneina voimme olla ylpeitä ja iloisia finaalipaikasta MM-leijonien tapaan. Saavutus oli erinomainen.

turku.fi:n rakentajia esittelemässä aikaansaannoksia ennen palkintojen jakoa.

Blue Arrow Awards on teknologia-alan yritysten yhteenliittymän, Better Digital Services Finland ry:n, järjestämä kilpailu parhaille digitaalisille palveluille. Ensimmäiset palkinnot jaettiin 26.5.2016 seitsemässä kategoriassa 29 finalistin kesken.

turku.fi-koodarit alarivissä

Kilpailun tarkoitus on kannustaa nostamaan tekemistä uudelle tasolle sekä tuoda keskusteluun positiivista näkökulmaa hyvin toimiviin digitaalisiin palveluihin.

Turku.fi:n ostaminen kilpaili yhdessä veikkaus.fi:n ja K-Ruoka-sovelluksen kanssa Epic Purchasing -kategoriassa Suomen ICT-alan ensimmäisessä “Oscar”-gaalassa. Finaalipaikalle meidät nosti uskomattomien toimittajiemme innokas yhteistyö ja saumaton yhteys kaupunkiin, asiakkaaseen.

Kategorian voiton myönsi Mikael Jungner Keskon K-Ruoka-sovellukselle.

Mikael Jungner

– Kesko on onnistunut kääntämään hankintakoneistonsa malliin, joka oikeasti sopii ketteriin projekteihin. Lisäksi Kesko onnistui läpinäkyvässä tavoitteiden ja palautteen pohjalta johtamisessa, totesi päätuomarina toiminut Jungner palkintoperusteluissaan.

Turku.fi-tekeminen parhaiden digitaalisten palvelujen joukossa

Olen iloinen, että pääsimme mukaan kisaan ja finaaliin saakka. Mielestäni vain toimittajamme olisivat ansainneet enemmän. Mutta niin kai aina käy.

Backend boys

Blue Arrow’n yhtenä roolina on antaa esimerkkejä hyvistä toteutuksista. Toivottavasti Turun opit ja Drupal-toimittajiemme uusia uria avaava asenne inspiroi muitakin. Esimerkiksi pienet toimijat voivat hyvinkin joustavuudellaan ja yhteistyöllään kamppailla isojen vakiintuneiden yritysten rinnalla.

Kiitos ja kumarrus kanssakilpailijoille ja kilpailun järjestäjille sekä ennen kaikkea mahtaville toimittajillemme ja loistaville sisällöntuottajillemme. Kahden viimeisen tahon ansioista verkkopalvelumme on vertaansa vailla.

Skål på den saken!

Lue lisää

• Blue Arrow Awards
• Melkein kuin Oscar-ehdokkaana (27.04.2016)

Ensimmäinen Blue Arrow Awards pidettiin Circuksessa.

Kirjoitus on julkaistu alkujaan DiPaKe-blogissa.

Melkein kuin Oscar-ehdokkaana

Turku.fi on mukana ensimmäistä kertaa järjestettävässä Blue Arrow Awards –kisassa kamppailemassa digitaalisen alan parhaista palveluista, tiimeistä, ihmisistä ja koodista. Turku on finalistina kategoriassa ”Epic Purchases” yhdessä K-kauppa-mobiilisovelluksen ja veikkaus.fi:n kanssa.

Mikä oikein on Blue Arrow Awards? Kisan tarkoituksena on nostaa digitaalisen alan arvostusta ja tuoda esiin onnistumisia. Yleensä it-toteutukset ja -hankinnat ylittävät uutiskynnyksen vain, jos kustannukset ovat karanneet käsistä tai tehty tuote on osoittautunut vähemmän onnistuneeksi. Tämän vuoden esimerkkejä ovat vaikka valtion it-hankinnat tai Apottiin liittyvä uutisointi.

Epic purchases -kategorian juryyn kuuluva Vesa Teikari esitteli finalistit.

Turku.fi:n kategoriassa painopiste on onnistuneessa hankinnassa (Epic purchases), jossa yhteistyö asiakkaan ja toimittajan välillä on toiminut hyvin, ja kaikki osapuolet hyötyvät. Avoin viestintä ja selkeät tavoitteet, jotka ylitetään, ovat olleet menestyksekkäässä toteutuksessa lopputuloksena.

Juryn perustelut: Turku.fi City of Turku began an open RFI phase intending to get the right candidates to respond. With public tenders there are not so many possibilities to affect the companies responding, but the RFI was drafted in such a way as to attract companies with strong agile working methods. RFI gave out the impression of a project which is not carved in stone but rather leaving room for chosen experts to suggest their take on the project. Supplier screening and selection was a great success despite the challenges and restrictions in public sector purchasing legistlation. Multi-vendor management model was able to produce the best in all the vendors i.e. well managed pool of vendors turned out more than the sum of the actors. Collaboration, trust and transparency in the roles and responsibilities acted as the key success factors in the outstanding results. – Blue Arrow Awards jury of Epic Purchases

Turku pääsi finalistien joukkoon ennen kaikkea ansiokkaan toimittajayhteistyön ansioista. Turku.fi-verkkopalvelun hankintaa ja toteutusta siivitti avoimuus ja ketteryys niin toimittajien kanssa tarjouspyyntövaiheesta lähtien kuin sekä asukkaiden kanssa tietoa ja kokemuksia keräten.

Varsinaisen rakentamisen aikaan kolme Drupal-toimittajaa eli Citrus/Avoltus, Druid sekä Wunderkraut työskentelivät avoimesti kommunikoiden, yritysten koko osaamisen ja tietämyksen Turun hyväksi hyödyntäen. Kaikki oppivat toisiltaan aiempien toteutustensa opit, kun esimerkiksi rakennettiin Turun seudullista kalenteria. Tiivis yhdessä tekeminen näkyi myös esimerkiksi eri firmojen tekijöiden koodiin ristiintarkistamisena.

En tiedä paljonko ainutlaatuisesta yhteistyöstä on perua drupal-yhteisön tiiviistä tiedonjaosta yleensäkin, yritysten innokkaasta asenteesta yhdessä tekemiseen ja maailman parhaan turku.fi:n rakentamiseen sekä upeiden tekijöiden kemioiden osumisesta yksiin.

Syyllä tai perusteella ei lopulta ole väliä, mutta viime vuosi ja toivottavasti myös tulevat, ovat olleet ilo tehdä intohimolla yhdessä parasta mahdollista.

Epic purchases –luokan lisäksi Blue Arrow Awards -kisassa on 6 muuta:

• Societal influence
• Customer experience
• Robust code
• Disruption
• Propellerhead
• Best performing team

Ensimmäistä kertaa järjestettävään kisaan tuli noin sata osallistumisilmoittautumista. Muissa kategorioissa finalisteina ovat muun muassa Ylen Uutisvahti, 112-sovellus, Yrityskylä ja Lupapiste.

Erityisesti Disruption-kategorian tuotoksiin, muun muassa DiacorPlus, ResQ ja Industryhack, kannattaa tutustua tarkkaan oman toiminnan kehittämisen näkökulmasta.

Epic purchases -kategorian päätuomarina toimii Mikael Junger, ja voittajat julkistetaan 26.5.

Finaalin odottelu muistuttanee Oscar-ehdokkaiden valmistautumista juhlaan, jossa lopputuloksesta riippumatta on esitettävä menestyjää. Pidetään siis peukkuja, jotta turkulais-helsinkiläiselle tekijäjoukollemme sataa kunniaa.

Lue lisää

• http://www.bluearrowawards.com/
• Finalistit